Coge las facturas del último mes de tu negocio y suma todas las suscripciones de software. El programa de facturas, el de citas, el CRM, la herramienta de marketing, el almacenamiento, esa app que contrató alguien en 2024 y que nadie recuerda para qué sirve.
La mayoría de pymes que hacen este ejercicio se llevan un susto. Entre 150€ y 500€ al mes es lo normal. Son entre 1.800€ y 6.000€ al año. Y subiendo, porque estas herramientas suben precio cada año con una puntualidad admirable.
Este artículo va de esa cuenta. De cuándo compensa seguir alquilando y cuándo compensa tener un software que sea tuyo.
El modelo de suscripción es buenísimo (para el que cobra)
Que no se malinterprete: las herramientas de suscripción tienen sentido. Empiezas a usarlas hoy, alguien las mantiene por ti, y para probar algo nuevo son imbatibles.
Pero el modelo tiene truco, y el truco es que nunca terminas de pagar. A los tres años has pagado la herramienta cuatro veces y sigue sin ser tuya. Dejas de pagar un mes y pierdes el acceso, a veces con tus datos dentro. Es un alquiler donde además el casero puede subirte el precio, cambiarte los muebles o cerrar el edificio cuando quiera. Ha pasado: herramientas que cierran y dejan a miles de negocios buscando alternativa con prisas.
El problema que duele más que el precio
Con todo, lo caro no es lo peor. Lo peor es que tus cinco herramientas no se hablan entre sí.
El cliente reserva en una app, pero su ficha está en otra, y la factura se hace en una tercera. Así que alguien de tu equipo pasa datos a mano de un sitio a otro, cada día, con los errores que eso trae. Hemos visto negocios donde una persona dedicaba media jornada de los viernes solo a cuadrar datos entre programas. Media jornada. Todas las semanas.
Ese coste no aparece en ninguna factura de suscripción, pero es real y es enorme.
Cuándo compensa un software propio
Nuestra experiencia, sin rodeos:
Compensa cuando pagas más de 200€/mes en suscripciones que se solapan, cuando hay trabajo manual moviendo datos entre herramientas, o cuando tu operativa tiene algo particular que los programas genéricos no contemplan y estás trabajando "en contra" de tus propias herramientas.
No compensa cuando estás empezando, cuando una sola herramienta barata te cubre el 90% de lo que haces, o cuando tu proceso todavía cambia cada mes. Construir sobre un proceso que no está asentado es tirar el dinero, y preferimos decírtelo antes de cobrarte.
Qué cuesta y qué incluye
Nuestro desarrollo de CRM o software a medida cuesta 2.999€, pago único, sin IVA. Se construye sobre tu forma de trabajar real, con tus documentos y tu vocabulario. El código es tuyo. Sin cuota por usuario, sin sorpresas al crecer.
Frente a un gasto de suscripciones de 250€/mes (que es un caso medio tirando a bajo), la inversión se recupera en el segundo año solo en cuotas ahorradas. El ahorro en horas de trabajo manual va aparte y suele ser mayor.
| Escenario a 3 años | Suscripciones (250€/mes) | Software propio |
|---|---|---|
| Coste total | 9.000€ (y subiendo cada año) | 2.999€ |
| Horas de copiar datos a mano | Las mismas de siempre | Prácticamente cero |
| Si cierras el grifo | Pierdes acceso y datos | El software sigue siendo tuyo |
| Adaptado a tu operativa | A medias | Al 100% |
Si además quieres que el software evolucione contigo (funciones nuevas, ajustes, soporte prioritario), tenemos retainer desde 300€/mes. Opcional. Hay clientes que llevan un año con su sistema sin tocarlo y les funciona perfectamente.
La trampa de "ya lo miraré más adelante"
Lo entendemos: cambiar de sistema da pereza. El Excel funciona, las suscripciones se pagan solas y el día a día no deja hueco para pensar en esto.
Pero haz al menos la cuenta. Suma tus suscripciones anuales, súmale las horas de trabajo manual multiplicadas por lo que vale esa hora, y mira el número. Solo mirarlo. Muchos de nuestros proyectos de software empezaron exactamente así: con un dueño de negocio mirando ese número y diciendo "no puede ser".
Si el número te sale feo, mándanoslo por WhatsApp junto con la lista de herramientas que usas. Te decimos en menos de 24 horas si te compensa unificarlo en un software propio o si (también pasa) te conviene seguir como estás. Gratis y sin compromiso, que opinar es barato.